Quy trình tổ chức sự kiện là bước ngoặt quan trọng để doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm/dịch vụ nhằm tiếp cận đến nhiều khách hàng, đối tác để tăng lợi nhuận cũng như danh tiếng thương hiệu. Cùng Truyền thông và giải trí KAB Media khám phá chi tiết hơn những giai đoạn quan trọng trong quy trình này qua nội dung bài viết sau nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện chính là công việc tập trung, quản lý những yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, kinh doanh,… Từ đó, người có nhu cầu tổ chức sự kiện muốn khách hàng, công chúng nhận thức được.
Trong quá trình tổ chức sự kiện thường kéo dài về thời gian kể từ khi lên ý tưởng ban đầu, kịch bản, các công tác chuẩn bị trước sự kiện diễn ra và kết thúc. Ngoài ra, công tác tổ chức sự kiện sau khi kết thúc cũng là yếu tố rất cần thiết.
Các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch, theo dõi cũng như hoàn thành các phần của mình nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước đó.
=>> Xem thêm: Dịch vụ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện
Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích khi tổ chức một chương trình sự kiện thường bao gồm nhiều mục đích khác nhau, cụ thể như:
- Hỗ trợ khách hàng có thể tiếp xúc trực tiếp đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, công ty từ đó tạo nên niềm tin cho các khách hàng cũng như các đối tác quan trọng.
- Giúp doanh nghiệp, tổ chức định vị thương hiệu, từ đó khách hàng, đối tác có cái nhìn tổng quan hơn về thương hiệu mà công ty đang hướng đến.
- Mục tiêu của tổ chức sự kiện cũng là cách hỗ trợ truyền thông trực tiếp, giúp quảng bá giới thiệu những hình ảnh, nội dung, chất lượng sản phẩm/dịch vụ đến các khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, công ty.
- Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại thời điểm diễn ra sự kiện giúp gia tăng doanh số, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Mở rộng và tiếp cận đến nhiều khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư, các đối tác,…
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đầy đủ sẽ bao gồm 3 bước cụ thể như sau:
Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
Giai đoạn trước khi sự kiện được diễn ra sẽ gồm nhiều bước như:
Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện
Việc nghiên cứu kỹ tất cả những thông tin về sự kiện sẽ giúp bạn lên một bản kế hoạch kỹ lưỡng và chi tiết. Điều này sẽ giúp sự kiện đạt được mục đích và thành công như mong muốn. Bất cứ một sự kiện nào kể cả quảng bá sản phẩm/dịch vụ, tổ chức hội nghị,… thì người tổ chức sự kiện cần nắm rõ những thông tin như sau:
- Xác định ngân sách và dự trù kinh phí có thể phát sinh.
- Lựa chọn địa điểm tổ chức
- Xác định đối tượng tham gia với số lượng khách mời cụ thể
- Quảng cáo PR, thực hiện truyền thông để thu hút khách hàng đến tham gia.
- Thông điệp sự kiện muốn truyền tải.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi nghiên cứu và chuẩn bị các hạng mục cho sự kiện thì điều cần thực hiện tiếp theo chính là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn thiện, bao gồm:
- Lên ý tưởng về chủ đề sự kiện
- Thiết kế những hạng mục cần thiết cho sự kiện như sân khấu, banner,…
- Chuẩn bị nhân sự trong chương trình sự kiện như lễ tân, PC, vũ đoàn,…
- Lên các phương án dự phòng và quản lý các rủi ro
Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa
Đây là bước quyết định để bản kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn có được thực hiện hay không khi thuyết trình trước các nhà đầu tư, khách hàng. Sau khi lắng nghe và chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng để được chỉnh chu trước khi bắt đầu kiểm tra.
Giai đoạn triển khai thực hiện sự kiện
- Lễ tân đón tiếp khách mời, checkin,…
- Khai mạc sự kiện
- Tổ chức các hoạt động trong thời gian sự kiện diễn ra như giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng,…
- Phục vụ nước uống và thực phẩm
- Kết thúc sự kiện
Kết thúc sự kiện và nghiệm thu
Sau khi chương trình sự kiện kết thúc chính là giai đoạn cuối cùng của một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bạn cần tổng hợp lại tất cả những chi phí có liên quan như nhà hàng, nhà cung cấp để thanh toán và nghiệp thu chương trình tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, sau khi sự kiện kết thúc, bạn cũng cần đánh giá lại quá trình thực hiện từ đó đưa ra các đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm trong các quy trình tổ chức sự kiện sau.
=>> Xem thêm: Kab Media – đơn vị sản xuất phim giới thiệu doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp nhất hiện nay
Nội dung bài viết trên đã tổng hợp những giai đoạn quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện mà bạn có thể quan tâm. Nếu bạn có thắc mắc hãy liên hệ ngay với Truyền thông và giải trí KAB Media để được tư vấn nhé!
Xem thêm: Quay phim sự kiện – Wikipedia tiếng Việt
